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对财务的监督,该怎么做?

发布日期:2016年11月08日  点阅次数:次  

    这里说的财务监管,不仅仅包括在经营管理过程中财务对公司各个部门各个流程环节的监管,也包括公司老板对财务的监管,还包括老板通过财务对公司整体进行监管等多个方面。

    大家都知道国美事件,一提到国美,我们马上就想到这是黄光裕的公司,即使国美已经上市,成了公众公司,但我们还是认为,这是黄光裕的公司。但就是这样的一家公司,作为大老板的黄光裕,差点就被排挤出局!为什么会出现这样的情况?很多经济学家、法律学家都从不同的角度发表了很多高见,但却没有看到一篇文章谈到黄光裕差点被排挤出局的实质原因是什么。
    打个不恰当的比喻,国美对于黄光裕而言,就好比是他养大的儿子,儿子好不容易养大了,可以给自己挣钱养老了,自己却差点被挤出家庭,儿子也差点不得不叫别人为“爹”,这对黄光裕来说,是最窝火不过的了。
    我们都知道,正因为国美出了一个陈晓,才导致黄光裕差点被踢出局。正因为如此,其他民企的老板,很多人就此开始瞪大了眼睛,严防自己的企业内部也出现“陈晓”式的人物,防备着自己哪天被他人排挤出局。但这些民企老板大多数人根本就没有从国美事件中认识到问题的实质,虽然他们不少人都有了防范之心,提高了警惕,但却搞不清到底该从哪里入手进行防范?防范谁?怎么防范?
其实,国美事件只反映了企业管控中一个方面的问题,在现实中,还有很多的类似的不同形式的问题不断出现,有不露痕迹的,也有让老板血本无归的……
    这里列举几个案例来分别进行说明,这里的几个案例,都是我曾经亲眼所见或者亲身经历过的,透过这几个案例的分析,我们就能明白,财务监管,到底该怎么管?该管谁?谁来管?从哪些方面去管等等。而这几个案例里面的某些人,国美的陈晓和他们比起来根本就不算什么……

案例1不重视财务的监管作用

    10多年前,有一日本人在某小城市投资开办了一个娱乐城。那家娱乐城的总经理是曾经留学日本的中国人,是日本老板的朋友,所以日本老板非常信任他。
    在这家娱乐城里,财务部对前厅营业部门根本就无权监督,前厅营业部门每天营业额有多少,财务部根本就无权知道,营业部门每天交多少营业款给财务部全都由营业部门说了算。
    而且,前厅营业部门包括其他部门需要购买物资、添置设备等,都是由营业部门自行处理,直接用营业款进行支付,根本就不通过财务部门。营业部门每天把自己要花的钱留足后,再把剩余的款项交给财务部。如此,财务部在他们公司也就是一个保险柜,营业部门想放多少钱进去就放多少。
    碰巧我的一个同乡是那家娱乐城的财务经理,所以我了解到了这些情况。不到半年,我那做财务的同乡就给我打电话,说她们娱乐城要拍卖资产了,有很多电器比如电视、音响等都是八成新,且很便宜,建议我去买些廉价货……
    通常我们都认为日本人是非常精于企业管理的,可这家日资企业居然连起码的常识也不懂!或许这个日本老板从来就没有搞过经营或学过管理,仅仅是听说中国这里人傻钱多,所以就贸然来投资赚大钱来了?
    或许也说明,这家娱乐城里面的总经理太厉害了,仅仅半年时间就把老板干掉了。
    这就是不重视财务的监督、管理作用,单纯把财务工作看作是记账工作或报税工作,而带来严重后果的极端例子。
    老板不懂企业管理,不懂得要通过财务来监管公司的营运,不懂得要通过财务来控制资金,在这里财务甚至连正确记账都做不到,所以这个企业死得很快。
    那么该怎么通过财务来进行监控?具体怎么做才能起到监管的作用?

    结论1:不要单纯地把财务看成是记账会计,更要重视财务的监管作用。
   (1)企业所有涉及到资金的收支活动,都必须通过财务进行,严禁不通过财务办理手续就直接进行收支的企业内的透支行为。包括严禁任何人在企业内设立不受财务监管的小金库(即使是废旧物资出售所得也是企业的收入)。
   (2)所有财产、物资的购进都必须经过库管员验收,所有资产、物资的使用都必须通过库管员办理领用手续。库管员,是企业的第二个出纳,是一个专门管“物”的出纳。
   (3)授予财务必要的签字审核的权力,并树立财务的威信,财务没有签字的,企业老板一律不通过。但一些企业的老板,藐视财务的职能作用,而常常越过财务直接签字通过,财务的签字监督权限就形同虚设……
   (4)正式授予财务人员相应的正规职位头衔,否则名不正言不顺。财务没有正规的职位头衔,在实际工作中就起不到真正的监管作用。这是相当多数企业经常忽视的问题,在这类企业里面,无论是财务经理,还是财务总监,内部一律称呼为“会计”,正因为这样的称呼,恰恰就导致财务人员在企业内部地位低下,不被其他部门人员尊重,而由此导致财务人员在实际工作中难以实施监管的手段,而很难起到监管的作用。

案例2缺乏对财务的监管

    这是一家港资企业,聘请的是大陆的一个女会计做财务主管,由于该主管做事干练,后勤、行政等都能一把抓,因此香港老板对她非常信任。
老板常年在香港等地,很少回这家公司(或许企业规模太小不值得他重视?),因此老板不在时,这个主管会计基本就掌管公司的全局。
    当老板离开后,她就把自己在公司当司机的老公提拔为采购主管,负责采购工作,公司也一直在正常运转。
    很快也出现了一个“意想不到”的结果:不到两年时间,这个主管会计在该市就购置了两套私人住房,相比之下,同样在该市做财务主管的其他人,购房付首付都困难!
    这就是过度信任财务主管,对财务主管缺乏最起码的监督所带来的后果。这种老婆做财务主管,老公做采购主管的做法,比夫妻两人一个做会计一个做出纳更荒唐!因为这样的夫妻联手侵吞企业利益很容易做到既合法又合理,隐蔽性还更强。

结论2:重视财务的监管作用,在充分授权时,还要注意对财务人员的监管,不能绝对放权。
    通常一般的老板都是这样看待问题的,财务非常重要,因此一定要找“人品好”的人来做,而且还有为了保险起见,特地要求在当地招聘有当地户籍、住房的人来做,以为这样就能做到万无一失了。
    但他们往往就忽略了一个基本常识:权力缺乏监督就必然导致腐败。所谓的人品好与坏,并没有写在额头上,单凭长相、经历、背景调查等方式,是无法鉴别一个人的人品的!如果这么容易鉴别,那么国企的那些经过党几十年教育的腐败分子他们到底是“人品好”还是“人品不好”?
    现实当中不乏这样的例子,某银行或某企业,发生财务人员贪污几十万甚至几百万的案件,写新闻的记者不懂专业,往往就写成“企业会计贪污”,或者直接写成“财务人员贪污”,这就给人造成一种误导,似乎财务人员很容易贪污公款。但懂财务的专业人士一看就明白,真正贪污的财务人员,其实是“出纳”!会计,是没法贪污的,他们手上只有账本,又能到哪里去贪污公款?而出纳之所以能够大肆贪污却不被发现,归根结底,根源还是老板自身造成的!是因为老板不懂得对财务人员进行有效监管造成的!
那么,对财务的监督,该怎么做?
   (1)出纳是老板的亲戚或特殊关系,深受老板信任,资金收支一概不受会计的监督。这种财务管理方式,出纳不贪污则已,一旦贪污,企业就会损失惨重!
    解决这个问题的方式,其实只要做到基本的财务规范即可:支票印鉴(名章、财务章)分开保管、收据、发票盖章登记后交付使用、支票由会计登记盖章、月末银行对账和现金盘点等。也就是,无论出纳和老板是什么关系,一定要受会计的监督。
   (2)一定要杜绝同一个财务人员同时兼任会计和出纳的情况。这种方式比出纳不受会计监督更容易出事。
   (3)严禁夫妻俩或者同一家庭里面的两个人,一个当出纳一个当会计。(老板夫妻除外)
   (4)严禁一家公司里面,老公当总经理,老婆当会计。或总经理和会计或者出纳,是一家人,或者是近亲。(老板除外)
   (5)严禁老婆管财务,老公管采购。或着两个职位由亲兄弟或姐妹担任。
   (6)严禁老婆管财务,老公管库房。
   (7)禁止收银主管和收银员是亲戚关系,或者前厅经理和收银员是亲戚关系。

案例3异地财务监管(一)

    某医药公司是深圳的一个老板在该市开的一家高新技术企业。公司的总经理是老板高薪请来的一个“朋友”,公司的财务副总是一个中年妇女,据说是老板从深圳人才市场招聘后直接派驻到该市来监管这家公司的。
    按理说,这家公司老板这样的人事安排是比较科学的,异地企业的财务主管就应该由老板直接安排,这样才可以通过财务的控制作用,牢牢地掌控异地企业。
    但最后的结果出乎意料:两三年下来,这家公司的净资产就成了负数。而能够一直死撑着不倒的原因,是还有一个“高新技术”的牌子在那里,并且不断运用所谓的“融资”手段,骗取那些不懂投资的私人老板的投资来维持着。
    当然不论投资人有多少投资款投进来,长则半年,短则三月照样消耗一空。.
    之所以会出现这种情况,不是老板外派财务主管的做法不对,而是人派出去后,缺乏一个合理的掌控手段。
    这个财务副总派到该公司后,她的工资、福利待遇等全部都由下属公司的总经理说了算。听该公司的老会计说,之前老板先后也派来了好几位财务副总,但都因和总经理闹矛盾,而被老板撤回了深圳。而这个财务副总不同,一到该公司就和总经理“友好”相处了,对总经理几乎是俯首贴耳,完全和总经理站在了一条战线上,工作上是绝对的配合,因此也就深得总经理的喜欢,很快总经理就把她的工资涨到了5K。而当年BH市财务负责人的平均工资水平也就3K左右。有意思的是,深圳的老板听公司总经理说这个财务副总在该市“工作做得很好”时也非常高兴,然后就彻底放心了,几乎对这家公司也放任不管了。
    这里举一个实例来说说财务副总是如何配合总经理的工作的:一次公司参加深圳的高交会,公司向深圳发出了10万支药品,药品最终去了总经理老婆在深圳开的私人医药公司。然后总经理打电话给财务副总要求开发票,要求她按照处理过期药品的名义,开出0.1元/支的价格。财务副总非常生气,骂骂咧咧地说要发财应该大家一起发财,一个人独吞也太过分了!但最后她还是按照总经理的要求开了票,却绝对没有向老板汇报!这里要注意了:药品的成本价是4~5元/支,市场价是7元左右!后来总经理有没有给点好处给财务副总就不知道了。而这里面还有一个因素,也是当时的老板因为其他案件也是“在里面蹲着”,没法亲自监管。
    ——很明显,外地企业的财务主管虽然是老板直派的,却由于不懂得如何控制,最后财务主管和外地企业的总经理同流合污,共同出卖、侵占老板的利益。

案例4异地财务监管(二)

    这是一家集团下属的医药销售公司,我是该公司的财务经理,下面有十几个省的办事处(相当于分公司),每个办事处一个财务助理。日常采取的是收支两条线,收入全部划入公司,支出根据预算由财务部另外下拨给办事处财务助理,由财务助理根据公司的文件规定开支。月末各办事处的费用支出单据由财务助理快递到公司进行再审核,没有通过审核的就退回去。
    公司搭建的财务监督体系还是比较完善的,各办事处财务助理的工资、福利、待遇全部由公司财务部控制,办事处主任无权自行决定。这就避免了出现上一个案例的情况。
    平时各办事处的财务助理工作都很负责,几乎很少有违规的单据传递到财务部。
    后来医药销售公司新来了个财务总监,说是要控制费用开支,对全集团的工资标准进行调整,经过老板签字批准最终执行的工资方案是:业务销售系统的工资全部上调,财务系统的工资全部下调(包括我的工资),办事处财务助理的工资由1.5K调为1.3K。等我知道结果时已无力回天了。
由于老板觉得财务总监降低费用有功,把他的工资由年薪9万加到了14万!
    紧接着出现的情况就是:月末,所有办事处以前由财务助理压着没报上来的违规支出单据,全部经由财务助理之手报上来了,最早有前一年的。也就是说,各办事处财务助理彻底丧失了积极性,不愿意再为公司把关了!
    ——这就是异地企业财务监管常常出现的问题:虽然财务人员是总部派出的,待遇也由总部控制,但却由于不懂得维护财务人员的利益,而伤害了财务人员的积极性,导致财务失控。
那么异地财务监管到底该怎么做,才能真正起到财务监管的作用?

结论3:异地财务监管的几个基本要点。
   (1)在财务工作上,老板必须给财务主管以持久的、坚定的支持,不能因为企业的负责人不满而轻易更换。如果是财务主管严格把关而造成了矛盾,就要予以坚定的支持。
   (2)外派财务主管的工资、福利等待遇,必须由公司总部直接控制,绝对不能把外派财务主管的待遇决定权交给外地企业的负责人,要从根本上杜绝财务主管受控于外地企业负责人,或者被外地企业负责任收买的可能。
对于外派财务主管的福利待遇,要在公司纪律上,规定为外地企业负责人碰触的红线。
   (3)对对外派的财务主管,也必须进行监督,通常的做法就是在总公司设立一个审计部或成立一个审计组,定期不定期对外地企业的财务进行监督性审计。
   (4)对外派财务人员的工资福利等待遇,不能随意尅扣,尤其不能伤害他们坚持原则的积极性。

    这里有一个悖论:凡是坚持原则、严格把关的财务主管,都干不长,很快都会被老板亲自动手拿掉(或调离、或辞退、或被迫辞职)!
    导致这种结果的原因,是有一个认识上的误区:大多数的老板都要求财务人员坚持原则,要敢于得罪人,但对财务人员的能力和贡献的评判,却一般都被其他部门领导的评价所左右,而且受总经理或总裁的影响最大。一个严格把关的财务经理就是因为他得罪的人多了,老板得到的几乎全是不好的评价,最终也会招致老板的不满!通常的说法就是:一个两个人说你不好不一定是你不好,但大家都说你不好那么你肯定有问题。
上面的案例也说明,当一家公司的总经理向老板评价他手下的财务主管不错时,做老板的反而需要更加小心了……
解决这方面的问题的途径:
    1. 要制度先行。老板要支持,鼓励财务先订制度,然后严格执行,且老板要坚决支持,并带头执行,以保证制度的有效性。
    2. 老板要注意管控自己的亲戚,站在客观的立场上防止他们胡作非为。
    3. 财务主管要及时汇报工作,而老板也要注意倾听财务人员的汇报,或注意看财务人员的文字报告。
    4. 财务主管和老板意见不同,最好单独沟通。公开场合,财务主管要注意维护老板的形象和面子。老板在调查清楚前,也注意不要轻易在公开场合批评财务主管,注意维护财务主管的权威。
    最后,关于财务的监管和对财务的监管,这里有两个基本常识需要引起注意:
    1、一家企业里面,真正敢违法乱纪的,第一就是老板的亲戚,第二是企业的高管,第三是和老板最亲近的人。相反,普通人员,没有胆量。
    2、管住了财务,就管住了公司,控制住了财务,公司始终就是你的,控制不住财务,公司就不一定是你的。
国美的案子,其根本的实质,就是黄光裕把财务控制权交给了陈晓造成的!如果黄光裕当初授予财务总监充分的监督权力,财务总监的职业生命和前途不受控于陈晓,那么陈晓的那份限国美于死地的合同就不可能得以通过,相应的后续一系列的事情也就很难发生。
而现在类似的情况仍然在很多公司里面存在,老板因为信任总裁,也为了总裁能够更加顺畅地开展工作,就把财务控制的权限彻底交给了总裁,而没能够做到权力的分离和相互牵制、监督。尽管表面上还是老板在控制着一切,因为总裁遇到大事都会向老板请示,但一旦出现诸如黄光裕的那种身不由己无法亲自监管公司的情况时,有国美陈晓之心的总裁就会轻易地利用自己不受牵制的绝对权力达到自己的目的!也就是说,如果财务最终被总经理或总裁所实际控制,一旦时机成熟,鸠占鹊巢就可能变成现实!